ABPCO -medlemmer som deltok i en nylig rundebord, anerkjente behovet for at konferanser fokuseres på kunnskapsutveksling og læring, mens de argumenterer for at de medfølgende utstillingsinntektene ofte er avgjørende for at et arrangement skal lykkes.
Som Therese Dolan, felles styreleder i ABPCO kommenterer: «Det er en kamp mellom innhold og forbrukerisme som må starte med kommunikasjon og en grundig forståelse av publikum. Nøkkelsaken er å sikre verdi for alle. Innhold er vanligvis driveren for deltakelse fra delegater, men utstillere må se besøk og avkastning på investeringen. Foreningskonferanser er ofte ledsaget av en utstilling fordi den tilfører verdi til deltakerne, samtidig som den gir inntekter til fordel for foreningen som helhet og noen ganger delegatene selv gjennom reduserte konferanseavgifter.
ABPCOs rundebordsarrangementer tilbyr et forum for medlemmer til å samle og dele komplekse ideer og utfordringer i et trygt og privat miljø. Arrangementet fant sted på Crowne Plaza London – The City. Det ble deltatt av en rekke interne PCOer som forsøkte å få mest mulig ut av konferansene og utstillingene sine. Nøkkelresultater inkluderte:
• Behovet for at utstillinger og deres inntekter skal sees på som en sentral del av en forenings forretningsplan og inntekter.
• Større tilrettelegging av introduksjoner mellom deltakere og utstillere av arrangører.
• Språk som gjenspeiler viktigheten av utstillere - partnere eller sponsorer oppfattes å ha mer verdi.
• Behovet for delegater for å forstå viktigheten av en utstilling.
• Viktigheten av relevans - både når det gjelder kunnskapen som deles i konferansen og valget av utstillere.
• Utfordringene helsevesenet kan stille på en utstilling.
Shaun Hinds, administrerende direktør i Manchester Central, ledet diskusjonen og la til: "Arrangementet var en virkelig suksess og skapte mange interessante diskusjoner. Som et sted som er privilegert som vertskap for mange av Storbritannias ledende foreningskonferanser, ga det oss uvurderlig innsikt i hvordan vi kan hjelpe arrangører med å vokse og levere vellykkede kongresser år for år. ”
Therese avslutter: «Til syvende og sist er det opp til arrangørene av en konferanse å legge til rette for suksessen til både konferansen og utstillingen. Dette rundebordsarrangementet, som så mange andre, dekket en enorm mengde innhold på kort tid og tilbød verdifull læring for alle fremmøtte. Det var imidlertid klart at den viktigste delen av hele prosessen var behovet for fellesskap for å samles og kommunisere. Som, når sant skal sies, er nøkkelelementet for hvert vellykket arrangement.»
